Communication interne

« Facebook » interne, c’est l’endroit où tous les collaborateurs se retrouvent pour partager leurs déboires ou leurs réussites en clinique, échanger sur des cas vétérinaires délicats et annoncer les grandes actualités liées au réseau dans son ensemble. Canal de plus en plus actif, j’ai pour mission de participer à sa dynamisation, notamment en annonçant les derniers événements importants, en rappelant le thème du prochain WebiTeams ou en publiant notre Gazette interne 2.0. Il me permet également de récolter des informations générales et des cas cliniques sur lesquels nous communiquons sur LinkedIn pour mettre en avant le travail de nos équipes. Cela nous permet de nous adresser à une de nos cibles en développement, les vétérinaires et auxiliaires.

Peu avant mon arrivée, un intranet a été mis en place là encore via un outil de la suite Office 365, SharePoint, baptisé « Odyssée ». C’est une véritable banque d’informations et de gestion RH utilisée aussi bien par les membres du siège que par les équipes soignantes. À l’intérieur on retrouve des documents sur le fonctionnement clinique, des tutoriels sur divers sujets (Click & Collect, utilisation d’autres plateformes internes, partenariat avec des laboratoires…), la gestion de la clientèle, l’histoire de l’entreprise, des trombinoscopes de tous les collaborateurs… C’est un espace très complet et en perpétuelle évolution. Régulièrement alimenté par les équipes en charge du projet, un calendrier de formations, un carrousel des dernières actualités scientifiques ainsi qu’un extrait dynamique des dernières publications Yammer sont présents sur la page d’accueil. Ils permettent aux différentes personnes d’avoir accès aux principales informations d’un simple coup d’œil.

Pour tous les développements importants et spécifiques à nos besoins, comme la création du calendrier de formations, nous faisons appel à un prestataire externe, SCRIBA groupe OCI Bordeaux. Ce sont eux qui ont mis en place la structure de base. Toutes les autres tâches sont réalisées par une équipe que je dirige, le Comité de Rédaction Odyssée. Je veille à la bonne avancée des différentes tâches tout en étant très-proactive quant à leur réalisation.

J’ai d’abord été formée par notre prestataire afin de comprendre la composition de la plateforme et être plus autonome. Ensuite il a fallu revoir les droits administrateurs des collaborateurs et gérer la refonte de la page d’accueil. Enfin, j’ai entièrement mis en place des trombinoscopes dynamiques, j’ai revu une partie de la construction du site et surtout j’ai créé une communication directe avec notre vidéothèque interne montée sur Stream.

Tout cela a demandé beaucoup de travail et d’investissement.

Véritable messagerie instantanée, elle permet d’échanger en temps réel avec ses collègues. Même si c’est son but premier, elle permet également de partager des fichiers et de créer des événements en visioconférence (fonctionnalité particulièrement utile pour l’organisation de nos webinars internes, les « WebiTeams »).

C’est via ce canal que je gère le Comité de rédaction et de validation de contenus. En effet, la messagerie et le partage de fichiers nous assure une facilité d’échange non négligeable.

Qu’on se le dise, je suis fière de la réalisation de ce projet, où j’ai eu une place prépondérante. Déjà existante à mon arrivée, cette plateforme était peu alimentée, pas organisée et complètement méconnue des collaborateurs. J’ai pris le sujet à bras le corps en le restructurant entièrement à travers la création de différentes chaînes, chacune dédiée à une thématique et accessibles par un corps de métier spécifique ou par toute l’entreprise :

• Formations Vétérinaires : uniquement pour les vétérinaires
• Tutoriels GMVet : visible par tous les collaborateurs
• …

Il y a eu également un gros travail de rangement des vidéos existantes dans les chaînes appropriées ainsi qu’une nomenclature précise et harmonisée pour toutes les vidéos afin de faciliter les recherches utilisateurs. Enfin, un travail d’esthétique a été entrepris pour rendre le tout plus attrayant.

Aujourd’hui, même si j’en suis la gestionnaire principale, tous les collaborateurs peuvent y télécharger des vidéos de manière optimisée grâce à un tutoriel très précis que j’ai créé et mis à leur disposition afin qu’ils gagnent en autonomie.

Grâce à la mise en place d’onglets spécifiques et faciles d’accès sur Odyssée, ainsi qu’une communication renforcée sur Teams et Yammer, notre plateforme de streaming a gagné en popularité. Cela est également dû à la création de nos webinars hebdomadaires, les « WebiTeams », durant lesquels différents collaborateurs, notamment les membres du siège, abordent des sujets relatifs au groupe (fonctionnement des outils, des cliniques…). Ces lives de 30 min sont enregistrés puis mis en ligne sur Stream permettant aux personnes n’ayant pas eu la possibilité d’y assister de voir les replays. Cette nouvelle fonctionnalité est très appréciée des équipes cliniques.